Vzhledem k tomu, že administrativa těchto výjezdů je časově náročná, je třeba začít pobyt organizovat s dostatečným předstihem.
U výukových mobilit je nutné v první řadě ověřit, zda existuje platná inter-institucionální dohoda pro daný akademický rok, případně po dohodě se ZO FHS s dostatečným předstihem iniciovat uzavření nové smlouvy. Je třeba, aby smlouva byla v platnosti (uzavřena) nejpozději v době podání žádosti do výběrového řízení.
Seznam platných dohod je k dispozici zde. V případě účasti na školení není inter-institucionální dohoda vyžadována.
Plánovaný pobyt je třeba předjednat se zahraničním partnerem na dané hostitelské univerzitě a domluvit plán aktivit (v případě výukového pobytu také náplň výuky) a vedoucím pracoviště na FHS. Předběžný plán mobility je třeba vyplnit do formuláře Staff Mobility Agreement (program mobility), který je požadovanou přílohou žádosti do výběrového řízení.
Některé univerzity a jiné instituce pořádají staff weeks, jejichž nabídka je průběžně zveřejňována zde, nabídky lze ale také vyhledávat individuálně.
Podmínky přijetí si určuje každý organizátor sám - mohou se tedy lišit.
Následně podat žádost o výjezd do výběrového řízení k datu příslušné uzávěrky.
Výjezd je administrován jako zahraniční pracovní cesta a zároveň je třeba vyplnit dokumentaci vyžadovanou programem Erasmus.
Na základě nominace ve výběrovém řízení a domluvy se zahraničním partnerem účastník vyplní finální Staff Mobility Agreement (plán mobility) a předá jej ke kontrole na zahraniční oddělení FHS. Následně jej nechá schválit vedoucím pracoviště a odešle ke schválení zahraniční univerzitě.
Návod k vyplnění Staff Mobility Agreement Číselníky kódů Erasmus+
Při plánování rozpočtu je třeba zohlednit maximální paušální sazby stanovené programem pro úhradu jízdních a pobytových výdajů.
Na základě schváleného Plánu mobility je třeba vyplnit a vedoucím pracoviště potvrdit návrh na vyslání na zahraniční pracovní cestu, účel cesty: výukový pobyt Erasmus / školení; variabilní symbol č.: 710 111
Schválený plán výuky spolu s návrhem na vyslání doručte na zahraniční oddělení, které je následně předá do Evropské kanceláře RUK.
Tyto dokumenty je třeba doručit na zahraniční oddělení fakulty nejpozději 15 - 20 dní před plánovanou cestou.
Evropská kancelář RUK připraví účastnickou smlouvu o poskytnutí grantových prostředků a kontaktuje účastníka pro zajištění podpisu.
Připravte si dokument potvrzení o délce pobytu, který bude třeba nechat si potvrdit partnerskou univerzitou v originále na konci vašeho pobytu, a přivézt jej zpět ze zahraničí.
Po návratu dokládáte jak dokumenty k pracovní cestě (vyúčtování a zavěrečnou zprávu), tak originál potvrzení o délce pobytu potvrzený partnerskou univerzitou.
Dokumenty k pracovní cestě předejte kolegyni Mgr. I. Holanové (kancelář č. 024, případně schránka "Pracovní cesty").
Potvrzení o délce pobytu předejte na zahraniční oddělení (nejpozději 5 dní po konci pobytu).
Po návratu je třeba také vyplnit online zprávu tzv. EU Survey, odkaz na vyplnění dotazníku je účastníkovi zaslán e-mailem.
Zahraniční oddělení
Fakulta humanitních studií
Univerzita Karlova
Pátkova 2137/5
182 00 Praha 8 - Libeň
+420 224 271 431
FB: Zahraniční oddělení FHS UK