Po proběhnutí výběrového řízení a schválení vaší žádosti o financování Evropskou kanceláří RUK je třeba začít organizovat pobyt. Vzhledem k tomu, že administrativa těchto výjezdů je časově náročná, doporučujeme to udělat s dostatečným předstihem.
Na základě nominace ve výběrovém řízení a schváleném Programu mobility je třeba co nejdříve založit cestovní příkaz v Informačním systému pracovní cesty, nejpozději však 10 pracovních dnů před zahájením pracovní cesty.
Do formuláře prosím uveďte:
účel cesty: výukový pobyt Erasmus / školení;
variabilní symbol č.: 710 111;
výši předpokládaných výdajů dle maximálních tarifů programu Erasmus+.
Podrobné informace k administrativě zahraničních pracovních cest jsou k dispozici zde.
Při plánování rozpočtu je třeba vycházet z maximálních paušálních sazeb programu Erasmus+ na úhradu jízdních a pobytových výdajů, které tvoří v součtu maximální možnou částku, kterou lze programem na danou cestu přidělit, přičemž mezi položkami na cestu a na pobyt lze přesouvat.
Konkrétní sazby najdete v sekci Financování.
V případě změn ve schváleném Programu mobility je třeba informovat zahraniční oddělení FHS a zároveň vyplnit a nechat schválit nový Program mobility (Staff Mobility Agreement) (ke stažení na intranetu).
Ještě před zahájením mobility je třeba podepsat Účastnickou smlouvu k poskytnutí grantu Erasmus+. K podpisu budete vyzváni e-mailem Evropskou kanceláří UK.
Smlouvu připraví Evropská kancelář RUK na základě schváleného Programu mobility a cestovního příkazu.
Připravte si dokument potvrzení o délce pobytu (ke stažení na intranetu) (který obdržíte společně s účastnickou smlouvou před cestou). Bude třeba si jej nechat v originále potvrdit partnerskou univerzitou na konci vašeho pobytu a přivézt jej zpět ze zahraničí.
Originál potvrzení o délce pobytu (ke stažení na intranetu) potvrzený partnerskou univerzitou předejte na zahraniční oddělení (nejpozději 5 dní po konci pobytu).
Vyúčtování pracovní cesty se provádí nejpozději do 10 pracovních dnů po návratu v Informačním systému pracovní cesty. Nedílnou součástí vyúčtování pracovní cesty je závěrečná zpráva. Do závěrečné zprávy uveďte konkrétní aktivity, jež jste v rámci výukového pobytu nebo školení realizovali.
Po návratu je třeba také vyplnit online zprávu tzv. EU Survey, odkaz na vyplnění dotazníku je účastníkovi zaslán e-mailem.
